إدارة الوقت والاجتماعات وتفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب

مقدمة :
تعتبر إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات وتفويض الصلاحيات من العناصر الأساسية لنجاح السكرتارية ومنسقي المكاتب في تعزيز كفاءة العمل وتحقيق الأهداف المؤسسية. تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتطبيق استراتيجيات فعالة في إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات بشكل احترافي، بالإضافة إلى كيفية تفويض الصلاحيات بشكل يُحسن من الأداء العام ويزيد من الإنتاجية.

الفئات المستهدفة :

• موظفو السكرتارية الإدارية ومنسقو المكاتب.
• المدراء ومشرفو الفرق الراغبون في تحسين مهارات إدارة الوقت.
• المهنيون الذين يسعون إلى تعزيز قدراتهم في تنظيم الاجتماعات وتفويض المهام.
• الطلاب والخريجون المهتمون بمجال الإدارة المكتبية.

أهداف الدورة :

• فهم كيفية إدارة الوقت بشكل فعال لتحسين الإنتاجية.
• تعلم استراتيجيات تنظيم الاجتماعات بأسلوب احترافي.
• اكتساب مهارات تفويض الصلاحيات والمهام بفعالية.
• تطوير أساليب لتعزيز التعاون والتواصل داخل الفرق.
• تحسين القدرة على مواجهة ضغوط العمل وتحديات الإدارة اليومية.

محاور الدورة :

مقدمة في إدارة الوقت

• تعريف إدارة الوقت: فهم مفهوم إدارة الوقت وأهميتها في تعزيز الإنتاجية والنشاط الوظيفي.
• تحديات إدارة الوقت: التعرف على المشكلات الشائعة التي تواجهها السكرتارية ومنسقو المكاتب في تنظيم وقتهم وكيفية التغلب عليها.

تقنيات وأساليب إدارة الوقت

• أدوات تنظيم الوقت: عرض تقنيات مثل "قائمة المهام اليومية"، "تقنية بومودورو"، و"مصفوفة إيزنهاور" لتصنيف المهام حسب الأهمية والعجلة.
• تحديد الأولويات: كيفية تصنيف المهام بناءً على أهميتها وتأثيرها على الأهداف العامة.

الاتصال والتواصل الفعّال

• أساليب التواصل: كيفية تعزيز مهارات التواصل الشفهي والكتابي لضمان وضوح الأهداف والمهام.
• تقديم الملاحظات: تقنيات إعطاء وإيصال الملاحظات بشكل فعال ويراعي المشاعر.

تنظيم وإدارة الاجتماعات

• تحضير الاجتماعات: كيفية إعداد جدول أعمال فعال وتوزيع المهام قبل الاجتماع.
• إدارة الاجتماع: استراتيجيات لإدارة وقت الاجتماع وضمان فعاليته، بما في ذلك الطرق لتيسير النقاش والقرارات.

توظيف التكنولوجيا في الاجتماعات

• استخدام الأدوات الرقمية: استعراض برامج وتطبيقات مثل Microsoft Teams، Zoom، وGoogle Meet لتعزيز كفاءة الاجتماعات.
• تسجيل وتحليل الاجتماعات: أهمية توثيق النقاشات ونتائج الاجتماعات وكيفية استخدامها لتحسين الفاعلية المستقبلية.

فهم تفويض الصلاحيات

• مفهوم التفويض: تفسير أهمية تفويض المهام وأثره على كفاءة العمل ورفع مستوى الإنتاجية.
• استراتيجيات تفويض المهام: كيفية تحديد المهام المناسبة للتفويض ومتى يجب القيام بذلك.