الإدارة الإلكترونية لسكرتارية الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية

مقدمة :
تُعتبر السكرتارية التنفيذية والإدارة الإلكترونية عنصرًا أساسيًا في تعزيز كفاءة المؤسسات ودعم اتخاذ القرار. في العصر الحديث، يتطلب العمل في السكرتارية مستوى عاليًا من الاحترافية والقدرة على استخدام التكنولوجيا بشكل فعال. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات الضرورية لإدارة سكرتارية الإدارة العليا بكفاءة، من خلال استخدام الأدوات الإلكترونية الحديثة والابتكارات التكنولوجية، مما يسهم في تحقيق أهداف المؤسسة بشكل أسرع وأكثر فاعلية.

الفئات المستهدفة :

• السكرتاريون التنفيذيون ومدراء المكاتب.
• موظفو السكرتارية في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• المساعدون الإداريون والرؤساء التنفيذيون.
• أي شخص يسعى لتعزيز مهاراته في الإدارة الإلكترونية وإدارة السكرتارية.

أهداف الدورة :

• فهم الإدارة الإلكترونية: تعريف المشاركين بأسس وأهمية الإدارة الإلكترونية في السكرتارية.
• تعزيز مهارات استخدام التكنولوجيا: تزويد المشاركين بالمهارات اللازمة لاستخدام الأدوات الرقمية المختلفة في العمل اليومي.
• تحسين الكفاءة التنظيمية: تعزيز القدرة على تنفيذ المهام بصفة فعالة من خلال استخدام نظم إدارة المعلومات.
• تطوير مهارات الاتصال: تعزيز مهارات التواصل الكتابي والشفهي في بيئة عمل إلكترونية.
• مواجهة التحديات الحديثة: تقديم استراتيجيات للتغلب على التحديات المعاصرة التي تواجه السكرتارية في عصر الرقمنة.

محاور الدورة :

مقدمة في الإدارة الإلكترونية

• تعريف الإدارة الإلكترونية ودورها في تحسين كفاءة العمل.
• مقارنة بين الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية.
• أهمية الإدارة الإلكترونية في السكرتارية التنفيذية.

الأدوات والتقنيات الرقمية

• استعراض البرمجيات الأكثر استخدامًا في السكرتارية، مثل أدوات إدارة المشاريع، والبرامج السحابية.
• كيفية استخدام تقنيات الاجتماعات الافتراضية وأدوات التواصل مثل (Zoom، Microsoft Teams).
• الأجهزة والتطبيقات التي تسهل العمل عن بُعد وتساعد في الإدارة الفعالة.

إدارة الوثائق والمعلومات

• تقنيات تنظيم الوثائق والملفات إلكترونيًا.
• استراتيجيات الأرشفة الإلكترونية وكيفية الحفاظ على الأمن المعلوماتي.
• كيفية إدارة البيانات والمعلومات لضمان الوصول السريع والفعال إليها.

تطبيقات إدارة الوقت

• أدوات لإدارة الوقت وتنظيم المهام التي تعزز من الإنتاجية.
• استراتيجيات لتحديد الأولويات وإدارة المهام اليومية.
• كيفية استخدام تقنيات "قائمة المهام" و"التقويم الإلكتروني".

مهارات الاتصال في البيئة الإلكترونية

• أساليب تعزيز مهارات التواصل الكتابي والشفهي.
• كيفية كتابة المراسلات الإلكترونية بطريقة احترافية.
• التفاعل مع الأقسام المختلفة وفهم آليات الاتصال الداخلي والخارجي.

أمن المعلومات وحمايتها

• أهمية الأمن السيبراني في سكرتارية الإدارة العليا.
• استراتيجيات حماية المعلومات الحساسة وكيفية التعامل مع البيانات.
• التوعية حول التهديدات الأمنية الشائعة وحماية المعلومات.

الإدارة الفعالة للاجتماعات

• كيفية التخطيط والتنظيم للاجتماعات الإلكترونية.
• إعداد جدول الأعمال وتدوين المحاضر بشكل فعال.
• إدارة الوقت خلال الاجتماعات والتأكد من تحقيق الأهداف المحددة.