البرنامج التخصصي المتكامل في مهارات السكرتارية

مقدمة :
تعتبر مهارات السكرتارية من العناصر الأساسية التي تسهم في نجاح الأعمال الإدارية والتنظيمية في أي مؤسسة. تلعب السكرتارية دورًا محوريًا في إدارة وتنظيم وتسهيل العمليات اليومية، مما يعزز الإنتاجية ويضمن سير العمل بسلاسة. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لأداء مهام السكرتارية بكفاءة، بدءًا من مهارات التنظيم وإدارة الوقت، وصولاً إلى مهارات التواصل والتقنية.

الفئات المستهدفة :

• موظفو السكرتارية والإداريون الراغبون في تطوير مهاراتهم.
• المهنيون الجدد في مجال الإدارة والذين يسعون للارتقاء بمستواهم الوظيفي.
• الأشخاص الذين يعملون في مجالات الدعم الإداري أو البحث عن فرص عمل في هذا المجال.
• المديرون والرؤساء الذين يرغبون في تحسين التنسيق مع موظفي السكرتارية.

أهداف الدورة :

• فهم المبادئ الأساسية للسكرتارية ودورها في بيئة العمل.
• تطوير مهارات التنظيم وإدارة الوقت بفعالية.
• تعزيز مهارات التواصل الكتابي والشفهي.
• اكتساب مهارات استخدام برامج الحاسوب الأساسية لتسهيل العمل المكتبي.
• تعلم استراتيجيات التعامل مع المواقف الصعبة وإدارة الضغوط في بيئة العمل.

محاور الدورة :

مقدمة إلى السكرتارية

• تعريف السكرتارية: فهم دور السكرتارية كحلقة وصل رئيسية بين الإدارة والموظفين.
• التاريخ والتطور: دراسة تطور مهنة السكرتارية وأثرها على بيئات العمل الحديثة.

مهارات التنظيم وإدارة الوقت

• تقنيات إدارة الوقت: استراتيجيات لتحديد الأولويات وتنظيم المهام اليومية بشكل فعال.
• أدوات التنظيم: استخدام وسائل مثل التقويمات والقوائم لتسهيل إدارة الوقت والمواعيد.

التواصل الفعّال

• مهارات الكتابة الاحترافية: أساسيات كتابة المراسلات، التقارير، والمستندات الرسمية بطريقة منظمة وواضحة.
• التحدث بإيجابية: تطوير مهارات التواصل الشفهي، بما في ذلك التفاوض وحل المشكلات.

استخدام التكنولوجيا في السكرتارية

• برامج الحاسوب الأساسية: التدريب على استخدام برامج مثل Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) وغيرها من الأدوات المكتبية.
• أدوات التواصل الرقمي: التعرف على استخدام البريد الإلكتروني، وبرامج الاجتماعات عن بعد (مثل Zoom وTeams) بشكل فعال.

إدارة الملفات والمستندات

• أهمية تنظيم الملفات: استراتيجيات لتنظيم وحفظ المستندات بشكل يسهل الوصول إليها.
• الأرشفة والإدارة الإلكترونية: كيفية استخدام أنظمة الأرشفة الرقمية لإدارة المعلومات.

إدارة الاجتماعات والفعاليات

• تحضير الاجتماعات: كيفية تنظيم وتحضير اجتماعات فعالة، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر.
• إدارة الفعاليات: استراتيجيات لتنظيم الفعاليات والمناسبات بنجاح.

مهارات التعامل مع العملاء

• التواصل مع العملاء: كيفية التعامل مع العملاء بكفاءة وحرفية.
• استراتيجيات خدمة العملاء: تطوير مهارات حل المشكلات وفهم احتياجات العملاء.