المفاهيم المتقدمة للجودة الشاملة في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

مقدمة :
تعتبر الجودة الشاملة من الركائز الأساسية لتحقيق النجاح المستدام في أي مؤسسة. في عالم إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية، يتطلب الأمر تطبيق مبادئ الجودة لتحسين الأداء وتطوير الخدمات. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمفاهيم المتقدمة حول الجودة الشاملة وتطبيقاتها العملية في إدارة المكاتب، مما يساعدهم في تحسين الكفاءة والفاعلية وضمان رضى العملاء الداخليين والخارجيين.

الفئات المستهدفة :

• موظفو السكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب.
• الأفراد العاملون في مجال إدارة الجودة.
• أي مهنيين يسعون لتعزيز مهاراتهم في الجودة وتحسين أداء مؤسساتهم.
• الأكاديميين والباحثين المهتمين بدراسات الجودة.

أهداف الدورة :

• فهم المفاهيم الأساسية والمتقدمة للجودة الشاملة وكيفية تطبيقها في بيئة العمل.
• تعلم مهارات تحليل وتقييم أداء المكاتب وفقاً لمبادئ الجودة.
• اكتساب استراتيجيات للتطوير المستمر وتحسين العمليات الإدارية.
• تعزيز القدرة على تلبية توقعات العملاء والمستفيدين من خلال تقديم خدمات عالية الجودة.
• تحسين أساليب التواصل والتعاون داخل الفرق لرفع مستوى الإنتاجية.

محاور الدورة :

مفهوم الجودة الشاملة في بيئة العمل

• تعريف الجودة الشاملة: دراسة مفهوم الجودة الشاملة وأهميته في تعزيز الأداء المؤسسي.
• تفرقة بين الجودة والتحسين المستمر: كيف يمكن تحقيق التوازن بين جودة العمل والتحسين الدائم للعمليات.

مبادئ الجودة الشاملة

• المبادئ الأساسية للجودة: استعراض المبادئ الستة للجودة الشاملة: القيادة، المشاركة، التركيز على العميل، التحسين المستمر، اتخاذ القرار القائم على الدليل، والعلاقة المتبادلة مع الموردين.
• الأثر التنظيمي للمبادئ: كيف تؤثر هذه المبادئ في تشكيل ثقافة العمل داخل المؤسسات.

أدوات ومناهج تطبيق الجودة الشاملة

• أدوات الجودة: تعلم استخدام أدوات مثل المخططات البيانية، وخرائط العمليات، و"مخطط إيشيكاوا" (سبب وتأثير) لتحليل وتحسين الأداء.
• الأساليب الحديثة: استعراض أساليب مثل Six Sigma وLean وكيفية تطبيقها في ممارسات إدارة المكاتب.

إدارة العمليات والجودة

• تحليل العمليات: كيفية تعريف وتحليل العمليات الحالية لضمان تحقيق الجودة المطلوبة.
• تحسين العمليات: استراتيجيات للمحافظة على فاعلية العمليات وتوظيف التحكم الجيد.

قياس الأداء والجودة

• مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): استعراض كيفية تحديد مؤشرات قياس الأداء وتقييم فاعليتها.
• التغذية الراجعة: كيفية استخدام التغذية الراجعة من العملاء والموظفين لتحسين جودة الخدمة المقدمة.

تطوير مهارات السكرتارية التنفيذية

• أهمية التدريب والتطوير: أدوات وأساليب تطوير المهارات الإدارية والفنية للسكرتارية ولتلبية متطلبات الجودة.
• التواصل الفعال: تطوير مهارات التواصل ودورها في تحسين بيئة العمل وتقليل الأخطاء.