المهارات المتخصصة للسكرتارية التنفيذية في إدارة وتنظيم الأعمال

مقدمة :
تعتبر وظيفة السكرتارية التنفيذية من الوظائف الحيوية التي تلعب دوراً رئيسياً في أي مؤسسة، حيث تُعنى بتنسيق الأعمال وتنظيم الأنشطة والمشاريع. تتطلب هذه الوظيفة مجموعة من المهارات المتخصصة التي تساهم في تعزيز الكفاءة والإنتاجية في بيئة العمل. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة اللازمة والمهارات العملية التي تساعدهم في إدارة وتنظيم الأعمال بنجاح، من خلال استراتيجيات فعالة وتقنيات حديثة.

الفئات المستهدفة :

• موظفو السكرتارية التنفيذية والمساعدون الإداريون.
• مدراء المكاتب الذين يسعون إلى تحسين مهاراتهم الإدارية.
• الأفراد الذين يرغبون في دخول مجال السكرتارية التنفيذية.
• الجُدد في سوق العمل الذين يسعون لتطوير مهاراتهم لتنظيم الأعمال بكفاءة.

أهداف الدورة :

• تعزيز المهارات اللازمة للسكرتارية التنفيذية في تنظيم وإدارة الأعمال.
• تعلم استراتيجيات فعالة لتنسيق وتسهيل عملية التواصل بين الفرق والإدارة.
• تحسين القدرة على إدارة الوقت والمهام بشكل فعّال.
• تعزيز مهارات التعامل مع الوثائق والتقارير والمراسلات بشكل احترافي.
• تزويد المشاركين بأدوات وتقنيات حديثة تعزز من كفاءتهم في العمل.

محاور الدورة :

مفهوم السكرتارية التنفيذية

• تعريف السكرتارية التنفيذية: استكشاف الدور المحوري للسكرتارية التنفيذية في بيئات العمل الحديثة.
• الاختلافات بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى: فهم المهارات والمعارف المطلوبة لمهنة السكرتارية التنفيذية.

تنظيم وإدارة الأعمال

• أسس تنظيم العمل: استراتيجيات أهمية التخطيط والتنظيم لجدولة المهام وتحقيق الأهداف المؤسسية.
• نظام إدارة المهام: تقديم أدوات تنظيم المهام، مثل التقاويم الإلكترونية، وأدوات تخطيط المشاريع.

إدارة الوقت

• أهمية إدارة الوقت: فهم كيف يؤثر الوقت على الأداء والإنتاجية.
• تقنيات إدارة الوقت: استراتيجيات مثل تقنية بومودورو، تحديد الأولويات، واستخدام قوائم المهام.

مهارات التواصل

• التواصل الفعّال: أسس مهارات التواصل الشفهي والكتابي لبناء علاقات إيجابية مع الزملاء والإدارة.
• التفاوض وإدارة الصراعات: كيفية التعامل مع المواقف الصعبة من خلال التواصل الفعّال.

تنسيق الفعاليات والاجتماعات

• تحضير الفعاليات: الخطوات اللازمة لتنظيم الاجتماعات والفعاليات بنجاح.
• تنسيق موارد الاجتماعات: كيفية إدارة المكان، المعدات، والمواد المطلوبة لتحقيق النجاح.

إدارة الوثائق والمعلومات

• تقنيات إدارة الوثائق: طرق تنظيم وتخزين المعلومات والوثائق لتسهيل الوصول إليها.
• المراسلات المهنية: كتابة رسائل ومذكرات وتقارير بصورة احترافية.

حل المشكلات واتخاذ القرار

• استراتيجيات حل المشكلات: تقنيات تحليل المشكلات وتحديد الحلول المناسبة.
• عملية اتخاذ القرار: التعرف على كيفية اتخاذ قرارات مستنيرة لدعم الأهداف المؤسسية.