النظم التطبيقية الحديثة لادارة الوثائق والمحفوظات والارشفة الرقمية للملفات

مقدمة :
تعتبر إدارة الوثائق والمحفوظات من العناصر الأساسية التي تؤثر على كفاءة العمل في المؤسسات. في عصر التكنولوجيا الحديثة، أصبحت الأرشفة الرقمية جزءاً لا يتجزأ من عمل المؤسسات، حيث تسهم في تحسين الوصول إلى المعلومات، وتقليل الهدر في الوقت والموارد. تهدف هذه الدورة إلى تقديم المعرفة والمهارات اللازمة لتطبيق النظم الحديثة في إدارة الوثائق والمحفوظات، مما يعزز كفاءة العمليات ويسهل الوصول إلى المعلومات.

الفئات المستهدفة :

• موظفو الإدارات والدوائر الحكومية.
• العاملون في أقسام إدارة الوثائق والمحفوظات.
• المتخصصون في تكنولوجيا المعلومات والبيانات.
• أي أفراد مهتمين بتطبيق نظم الأرشفة الرقمية وإدارة الملفات.

أهداف الدورة :

• تعريف المشاركين بمفاهيم إدارة الوثائق والمحفوظات وأهميتها في بيئة العمل.
• استعراض النظم والتقنيات الحديثة المستخدمة في الأرشفة الرقمية.
• توفير استراتيجيات فعالة لتحسين إدارة الوثائق وتقليل المعيقات.
• تعزيز مهارات المشاركين في استخدام البرمجيات والأدوات الحديثة لأرشفة وتنظيم الوثائق.

محاور الدورة :

مقدمة في إدارة الوثائق والمحفوظات

• تعريف الوثائق والمحفظات: شرح مفهوم الوثائق والمحفوظات وأنواعها.
• أهمية إدارة الوثائق: دور الإدارة الجيدة للوثائق في تعزيز الكفاءة المؤسسية وتحسين الخدمة.

الأرشفة الرقمية: المفاهيم والأساسيات

• مقدمة في الأرشفة الرقمية: تعريف الأرشفة الرقمية وشرح مزاياها مقارنةً بالأساليب التقليدية.
• المكونات الأساسية للنظام الرقمي: استعراض العناصر الأساسية التي تتكون منها نظم الأرشفة الرقمية.

البرمجيات والأدوات المستخدمة في إدارة الوثائق

• نظم إدارة الوثائق الإلكترونية (DMS): التعرف على أبرز البرمجيات المتاحة في السوق وكيفية اختيار النظام المناسب.
• أدوات المسح الرقمي والتنظيم: استعراض الأجهزة والأدوات المستخدمة في مسح الوثائق وتحويلها إلى صيغ رقمية.

عملية الأرشفة الرقمية

• خطوات الأرشفة الفعالة: استعراض خطوات عملية الأرشفة الرقمية من المسح إلى التخزين والتنظيم.
• معايير الجودة والأمان: كيفية الحفاظ على جودة الوثائق وسلامتها أثناء الأرشفة الرقمية.

التوافق القانوني والإجراءات التنظيمية

• الإطار القانوني لإدارة الوثائق: التعرف على الأنظمة والقوانين المتعلقة بإدارة الوثائق والمحفوظات.
• سياسات الأرشفة وحفظ السجلات: كيفية وضع السياسات والإجراءات المناسبة لضمان التوافق القانوني.

استراتيجيات تحسين إدارة الوثائق

• تقنيات تحسين الكفاءة: مناقشة الاستراتيجيات والأساليب التي يمكن تطبيقها لتحسين إدارة الوثائق.
• إدارة المخاطر: كيفية تقييم وإدارة المخاطر المرتبطة بإدارة الوثائق والمعلومات.