تطوير مهارات مدراء المكاتب والسكرتاريا التنفيذية للادارات العليا

مقدمة :
تعتبر السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب من العناصر الحيوية لأي مؤسسة ناجحة، حيث تلعب دوراً مركزياً في تسهيل العمليات اليومية ودعم الإدارات العليا. تهدف هذه الدورة إلى تقديم مجموعة شاملة من المهارات والمعارف الضرورية لتطوير كفاءة العاملين في هذا المجال، مما يمكّنهم من أداء مهامهم بشكل أكثر فعالية واحترافية. سنستكشف في هذه الدورة الأدوات والتقنيات الحديثة، بالإضافة إلى استراتيجيات الإدارة والتواصل التي تعزز من قدرة المدراء والسكرتاريين على تلبية احتياجات الإدارات العليا وتحقيق الأهداف المؤسسية.

الفئات المستهدفة :

• مدراء المكاتب والسكرتاريين التنفيذيين.
• المهنيين الذين يعملون في الإدارات العليا أو يسعون لدعمها.
• الأشخاص الراغبين في تطوير مهاراتهم في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.
• المتخصصين في الموارد البشرية والإدارة المعنية بدعم فرق العمل في المؤسسات.

أهداف الدورة :

• تطوير المهارات التنظيمية: تمكين المشاركين من إدارة المهام اليومية بشكل فعال وتطبيق استراتيجيات التنظيم الحديثة.
• تعزيز مهارات التواصل: تحسين القدرة على التواصل بفعالية مع الفرق المختلفة والإدارات العليا.
• فهم تقنيات إدارة الوقت: تزويد المشاركين بأدوات وتقنيات لإدارة الوقت بفعالية بما يساهم في زيادة الإنتاجية.
• تعزيز التفكير الاستراتيجي: تطوير القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة تسهم في تحقيق أهداف المؤسسة.
• تعليم أدوات تكنولوجيا المعلومات: استكشاف البرامج والأدوات التكنولوجية التي تسهم في تسهيل المهام اليومية.

محاور الدورة :

أساسيات السكرتارية التنفيذية

• تعريف السكرتارية التنفيذية وأهميتها في المؤسسات.
• الفرق بين السكرتارية التنفيذية والسكرتارية التقليدية.
• خصائص ومهارات السكرتير الناجح.
• دور السكرتير التنفيذي في دعم الإدارات العليا.

مهارات التواصل الفعال

• استراتيجيات التواصل الكتابي: كتابة التقارير والمذكرات الرسمية.
• فنون التواصل الشفهي: مهارات العرض والتقديم.
• مهارات التفاوض وإدارة الاجتماعات: كيف تكون سكرتيرًا مستقلًا.
• كيفية التعامل مع أنواع الشخصيات المختلفة.

إدارة الوقت

• تقنيات إدارة الوقت: وضع الأولويات واستخدام أدوات التخطيط.
• كيفية التعامل مع ضغوط العمل المتزايدة.
• استراتيجيات لتنظيم بيئة العمل وتحسين الإنتاجية.
• أدوات تكنولوجيا المعلومات التي تساعد في إدارة الوقت بشكل فعال.

إدارة المعلومات والبيانات

• كيفية تنظيم الوثائق والمستندات بشكل فعال.
• استخدام نظم إدارة المعلومات.
• السجلات الرقمية: كيفية تأمين البيانات واسترجاعها.

المهارات التقنية

• التعرف على البرامج الأساسية لمدراء المكاتب (مثل Microsoft Office).
• أدوات التعاون الإلكتروني: استخدام التطبيقات لتسهيل التواصل بين الفرق.
• إدارة المشاريع باستخدام البرامج التكنولوجية.

التفكير الاستراتيجي وحل المشكلات

• كيفية تطوير مهارات التفكير النقدي والاستراتيجي.
• الخطوات الأساسية لحل المشكلات واتخاذ القرارات.
• دراسة حالات عملية لتحليل المشكلات الإدارية وتقديم الحلول.

بناء علاقات عمل فعالة

• استراتيجيات بناء الشبكات والعلاقات الشخصية في بيئة العمل.
• أهمية العلاقات الشخصية في تحسين بيئة العمل.
• كيفية التعامل مع الأزمات وبناء الثقة كوسيلة لتحسين العلاقات.