تكنولوجيا الفهرسة والأرشفة وحفظ وتأمين المعلومات إلكترونياً

مقدمة :
تُعتبر تكنولوجيا الفهرسة والأرشفة وحفظ المعلومات إلكترونيًا من المجالات الحيوية التي تساهم في تحسين كفاءة العمل وتقليل الفوضى الناتجة عن زيادة كمية المعلومات. في عصر المعلومات، يصبح أمان المعلومات وسهولة الوصول إليها من الأولويات. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة الضرورية لفهم تكنولوجيا الفهرسة والأرشفة الحديثة وكيفية تطبيقها بشكل فعال لحماية المعلومات وتنظيمها، مما يمكن المؤسسات من تحقيق أعلى مستويات الأداء والامتثال للمعايير الحديثة في إدارة البيانات.

الفئات المستهدفة :

• مدراء المكاتب والسكرتاريون التنفيذيون.
• موظفو إدارة الوثائق والمعلومات.
• المحترفون في مجال تكنولوجيا المعلومات والأمن المعلوماتي.
• العاملون في القطاعات القانونية والإدارية الذين يتعاملون مع البيانات الحساسة.
• أي شخص يسعى لتعزيز مهاراته في إدارة المعلومات الإلكترونية.

أهداف الدورة :

• فهم تكنولوجيا الفهرسة: تعريف المشاركين بمفاهيم الفهرسة والأرشفة وأهميتهما في تنظيم المعلومات.
• تطوير المهارات الفنية: تزويد المشاركين بالمعرفة اللازمة لاستخدام أدوات الفهرسة والأرشفة الإلكترونية.
• تحسين كفاءة العمل: تعزيز القدرة على الوصول السريع والآمن إلى المعلومات.
• تعليم أساليب الأمان: كيفية تأمين المعلومات وحمايتها من المخاطر المحتملة.
• تطبيق استراتيجيات الأرشفة الفعالة: تطوير نظم صفراء تتناسب مع احتياجات المؤسسة.

محاور الدورة :

مقدمة إلى تكنولوجيا الفهرسة

• تعريف تكنولوجيا الفهرسة وأهميتها في إدارة المعلومات.
• الفرق بين الفهرسة التقليدية والفهرسة الإلكترونية.
• كيف تسهم الفهرسة في تسريع الوصول إلى المعلومات.

أسس الأرشفة الإلكترونية

• مفهوم الأرشفة الإلكترونية وأهميتها في بيئات العمل الحديثة.
• عملية إنشاء ملفات الأرشفة الإلكترونية وتنسيقاتها المختلفة.
• مقارنة بين الأرشفة الورقية والأرشفة الإلكترونية.

أدوات وتقنيات الفهرسة والأرشفة

• استعراض الأدوات البرمجية الشائعة المستخدمة في الفهرسة والأرشفة.
• كيفية اختيار النظام الملائم لاحتياجات المؤسسة.
• استخدام البرمجيات والتطبيقات الذكية لتعزيز الفهرسة.

تصميم نظام فهرسة فعال

• خطوات تصميم نظام فهرسة يتناسب مع حجم ونوع المعلومات.
• معايير تصنيف الفهارس وفيما يتعلق بأنواع الوثائق.
• تطبيقات عملية لتصميم نظام فهرسة مخصص.

حفظ وتأمين المعلومات

• استراتيجيات للحفاظ على سلامة المعلومات وأمانها.
• استخدام تقنيات التشفير وإدارة الوصول لحماية البيانات.
• مبادئ الأمان السيبراني في حفظ المعلومات.

إدارة الوثائق الرقمية

• كيفية تنظيم وإدارة الوثائق الرقمية بفعالية.
• أهمية النسخ الاحتياطي واسترداد البيانات في حالة الطوارئ.
• التدابير اللازمة لضمان استمرارية الأعمال أثناء الأزمات.

تحليل البيانات واستخدامها

• كيفية استغلال المعلومات المخزنة في اتخاذ القرارات.
• أدوات تحليل البيانات وكيفية استخدامها لدعم الفهرسة والأرشفة.
• دراسة حالات استخدام فعلي لتكنولوجيا الفهرسة في مؤسسات متنوعة.

دراسات حالة وتمارين تطبيقية

• تحليل دراسات حالة حقيقية عن تطبيق تكنولوجيا الفهرسة والأرشفة.