حفظ واسترجاع وادارة الوثائق والملفات وتصميم نظام الارشفة باستخدام تكنولوجية تقنية المعلومات و الارشفة الرقمية

مقدمة :
تُعتبر إدارة الوثائق والملفات جزءًا أساسيًا من إدارة المعلومات في أي مؤسسة. مع التقدم التكنولوجي، أصبح من الضروري تبني أنظمة حديثة لحفظ واسترجاع الوثائق بفعالية. تساهم الأرشفة الرقمية في تحسين الوصول إلى المعلومات وتقليل الفقدان والتلف، مما يسهل اتخاذ القرارات. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والأدوات اللازمة لتصميم وتنفيذ نظام أرشفة رقمي فعال، مبني على أفضل الممارسات والتقنيات الحديثة.

الفئات المستهدفة :

• العاملون في إدارات السكرتارية والمكتبات.
• موظفو إدارة المعلومات ونظم المعلومات.
• مدراء المشاريع ومدراء الأعمال.
• أي شخص يحمل مسؤولية تخزين واسترجاع الوثائق في المؤسسات.

أهداف الدورة :

• فهم أساسيات الأرشفة: تعريف المشاركين بمفهوم الأرشفة وأهميتها في المؤسسات.
• تطوير مهارات إدارة الوثائق: تعليم المشاركين كيفية حفظ واسترجاع الوثائق بفعالية باستخدام الأنظمة الرقمية.
• تصميم نظام أرشفة رقمي: تمكين المشاركين من تصميم وتنفيذ نظام أرشفة يعتمد على تكنولوجيا المعلومات.
• تحسين الكفاءة واستدامة المعلومات: تعزيز القدرة على تنظيم واسترجاع المعلومات بشكل يسهل الاستخدام ويعزز الإنتاجية.
• التوجه نحو التحول الرقمي: استعراض الفوائد البيئية والاقتصادية المرتبطة بالتحول من الأرشفة التقليدية إلى الأرشفة الرقمية.

محاور الدورة :

مفهوم إدارة الوثائق والملفات

• تعريف الوثائق والملفات وأهميتها في بيئة العمل.
• أنواع الوثائق (المكتوبة، الرقمية، السمعية والبصرية) واستخداماتها.
• التحديات التي تواجه المؤسسات في إدارة الوثائق.

أسس الأرشفة الفعالة

• تعريف الأرشفة وأهدافها.
• فرق بين الأرشفة التقليدية والأرشفة الرقمية.
• مبادئ تنظيم الوثائق (التصنيف، الترتيب والتخزين).

تصميم نظام أرشفة رقمي

• خطوات تصميم نظام أرشفة متكامل.
• اختيار برمجيات الأرشفة المناسبة (مقدمة حول برامج إدارة الوثائق).
• معايير تقييم نظام الأرشفة الرقمية.

تقنيات المسح الرقمي والتحويل

• تقنيات المسح الضوئي (أجهزة، برمجيات وتقنيات).
• كيفية تحويل الوثائق الورقية إلى نماذج رقمية.
• ضمان جودة الوثائق الممسوحة رقميًا.

إدارة المعلومات واسترجاع الوثائق

• استراتيجيات تحسين استرجاع الوثائق.
• كيفية استخدام محركات البحث في أنظمة الأرشفة الرقمية.
• تقنيات الفهرسة ووضع العلامات (Tags) لسهولة الوصول.

أمن الوثائق وحمايتها

• أهمية حماية المعلومات والبيانات.
• تدابير الأمان في أنظمة الأرشفة الرقمية.
• النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات.

ممارسات الأرشفة المستدامة

• فوائد الأرشفة الرقمية من منظور الاستدامة البيئية.
• استراتيجيات تقليل الفقدان والتلف للوثائق.
• تعزيز الاستدامة من خلال التخزين الرقمي.

التطبيقات العملية والدراسات الحالة

• دراسات حالة حول المؤسسات التي نفذت أنظمة أرشفة رقمية ناجحة.