علوم إدارة المكاتب والسكرتاريا العليا إلكترونياً

مقدمة :
تعتبر إدارة المكاتب والسكرتاريا العليا أدوارًا محورية في أي منظمة، حيث تسهم بشكل كبير في تعزيز كفاءة العمل وضمان سلاسة العمليات اليومية. مع التطور التكنولوجي السريع، بات من الضروري أن يتقن العاملون في هذا المجال الأساليب الحديثة للإدارة واستخدام التكنولوجيا في تحسين أدائهم. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة المكاتب بكفاءة، واستخدام أدوات السكرتارية العليا في بيئة العمل الرقمية، مما يسهل التواصل والتنظيم ويعزز الإنتاجية.

الفئات المستهدفة :

• موظفو السكرتارية ومساعدو الإدارة العليا.
• مدراء المكاتب.
• الأفراد الذين يسعون إلى تطوير مهاراتهم في إدارة المكاتب والسكرتارية.
• المهنيون الذين يعملون في بيئات مكتبية ويرغبون في تحسين كفاءتهم من خلال استخدام التكنولوجيا.

أهداف الدورة :

• تعزيز المهارات الإدارية والسكرتارية للمشاركين.
• تعلم استخدام الأدوات التكنولوجية الحديثة في إدارة المكاتب.
• تحسين مهارات التواصل والتنظيم داخل المؤسسات.
• تزويد المشاركين بأفضل الممارسات في مجال إدارة المكاتب والسكرتاريا العليا.
• فهم دور السكرتارية في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسات.

محاور الدورة :

مقدمة في إدارة المكاتب والسكرتارية العليا

• تعريف إدارة المكاتب: فهم المفاهيم الأساسية لإدارة المكاتب، ودورها في تعزيز كفاءة العمل.
• الوضع الحالي في عالم الأعمال: كيفية تغير دور السكرتارية مع التكنولوجيا الحديثة والأدوات الرقمية.

المهارات الأساسية للسكرتارية العليا

• التواصل الفعّال: استراتيجيات تطوير مهارات التواصل الفعّال مع الشخصيات المختلفة داخل المؤسسة.
• إدارة الوقت: تقنيات إدارة الوقت وتنظيم الأنشطة اليومية بشكل يساهم في زيادة الإنتاجية.

الأدوات والتقنيات التكنولوجية

• البرمجيات المكتبية: استعراض الأدوات الرقمية مثل Microsoft Office, Google Workspace، وكيفية استخدامها بشكل فعّال.
• التنظيم الرقمي: كيفية استخدام تطبيقات إدارة المهام والتقويمات لتنظيم العمل والمهام.

تنظيم الاجتماعات والفعاليات

• التخطيط للاجتماعات: خطوات تحضير الاجتماعات بشكل احترافي، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال.
• إدارة الفعاليات: كيفية تنظيم الفعاليات والتعامل مع الزوار والمشاركين بشكل يضمن نجاح الحدث.

الكتابة المهنية وإدارة الوثائق

• أسس الكتابة المهنية: قواعد كتابة التقارير والمراسلات بشكل احترافي.
• إدارة الوثائق: طرق تنظيم وتخزين الوثائق الرقمية والورقية، وضمان سهولة الوصول إليها.

إدارة العلاقات والتفاوض

• بناء العلاقات: استراتيجيات لتطوير العلاقات الطيبة مع الزملاء والعملاء والموردين.
• مهارات التفاوض: أسس التفاوض الناجح لحل المشكلات والتوصل إلى اتفاقيات مثمرة.

التعامل مع التحديات والمواقف الصعبة

• استراتيجيات حل المشكلات: كيفية التعامل مع المواقف الصعبة بطرق فعالة.