مهارات الانتقال من الحـــفظ الورقي إلى الحــفظ الإلكتروني

مقدمة :
مع تزايد الاعتماد على التكنولوجيا في جميع مجالات الحياة، أصبح التحول من الحفظ الورقي إلى الحفظ الإلكتروني ضرورة ملحة. تؤدي الحفظ الورقي كفاءة أقل وضياع الوقت ونقص في الأمان، ولذا فإن الانتقال إلى نظام إلكتروني يمكن أن يحقق فوائد كبيرة، مثل تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف وتسريع الوصول إلى المعلومات. في هذه الدورة، سنستعرض خطوات عملية ومفاهيم أساسية تساعدكم في فهم كيفية الانتقال بسلاسة من النظام التقليدي إلى النظام الرقمي، بالإضافة إلى التعرف على الأدوات والتقنيات المناسبة لذلك.

الفئات المستهدفة :

• موظفو الإدارة: الذين يتعاملون بشكل يومي مع الوثائق والمعلومات ويرغبون في تحسين كفاءتهم.
• المسؤولون عن إدارة المحتوى والأرشفة: الذين يحتاجون إلى تعلم كيفية تنظيم وتحويل المعلومات من الصيغة الورقية إلى الإلكترونية.
• أصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة: الذين يسعون لتوفير المساحة والتكاليف من خلال التخزين الإلكتروني.
• المهتمون بالتكنولوجيا: الذين يرغبون في تعزيز مهاراتهم في الانتقال إلى الأنظمة الرقمية.
• الطلاب والأكاديميون: الذين يحتاجون إلى تنظيم البحوث والمعلومات بطريقة رقمية فعالة.

أهداف الدورة :

• زيادة الوعي: رفع الوعي حول أهمية ومزايا الحفظ الإلكتروني بالمقارنة مع الحفظ الورقي.
• تطوير المهارات: تقديم المهارات والمعرفة الضرورية للانتقال بسلاسة إلى نظام الحفظ الإلكتروني.
• تعليم الأدوات: تعريف المشاركين بالأدوات والبرامج المستخدمة في الحفظ الإلكتروني وكيفية استخدامها بفعالية.
• تهيئة العمل: إعداد المشاركين لتطوير استراتيجيات فعالة لتنظيم وإدارة الوثائق الإلكترونية.
• تعزيز الأمان: تعليم المشاركين كيفية حماية المعلومات الحساسة والتأكد من أمن البيانات المخزنة إلكترونيًا.

محاور الدورة :

مقدمة في الحفظ الورقي vs. الحفظ الإلكتروني

• التعريف بالحفظ الورقي وأهميته التقليدية.
• مناقشة السلبيات المرتبطة بالحفظ الورقي (مثل الضياع، التخزين، والوقت).
• التعريف بالحفظ الإلكتروني ومزاياه (الكفاءة، الأمان، الوصول السريع).

أهمية التحول إلى الحفظ الإلكتروني

• تحليل الفوائد المالية والعملية للانتقال إلى النظام الرقمي.
• دراسة حالات ناجحة لشركات أو مؤسسات طبقت الحفظ الإلكتروني.
• مناقشة الأثر البيئي للانتقال إلى الحفظ الإلكتروني.

تخطيط الانتقال: استراتيجيات وأساليب

• كيفية وضع خطة شاملة للتحويل من الورقي إلى الإلكتروني.
• تحديد الأهداف والمخرجات المحددة.
• وضع جدول زمني لتحقيق التحول.

الأدوات والتقنيات المستخدمة في الحفظ الإلكتروني

• استعراض لأفضل البرامج والتطبيقات الخاصة بتخزين وإدارة الوثائق (مثل Google Drive، Dropbox، وغيرها).
• التعريف بالتقنيات المساعدة مثل مسح المستندات OCR (التعرف الضوئي على الحروف).
• استكشاف أنظمة إدارة المحتوى (CMS) وأنظمة الأرشفة.

تطبيق تقنيات الحفظ الإلكتروني

• تدريب عملي على كيفية مسح الوثائق ورفعها إلى منصات التخزين الإلكتروني.
• كيفية تنظيم الملفات وإنشاء هيكلية فعالة للمجلدات والملفات.
• استراتيجيات البحث والوصول إلى المعلومات المخزنة بسرعة.

أمن البيانات وحمايتها

• فهم أساسيات الأمان الإلكتروني وكيفية حماية المعلومات الحساسة.
• التعليم حول النسخ الاحتياطي والتعافي في حالة فقد البيانات.
• استراتيجيات للامتثال للوائح حماية البيانات (مثل GDPR).

تحسين الإنتاجية من خلال الحفظ الإلكتروني

• كيفية استخدام الأدوات الرقمية لتحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية.
• مشاركة الوثائق والتعاون بين الفرق عبر الإنترنت.